Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft
Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation als Baustein weg vom Papier
Die digitale Archivierung wird in vielen Unternehmen häufig praktiziert. Vermehrt finden auch Lösungen in Unternehmen Einzug, die eine digitale Eingangsrechnungsbearbeitung ermöglichen.
Hierbei entledigen Sie immer mehr Unternehmen dem Papier, indem nach dem Scannen oder nach einer Karenzzeit die Dokumente vernichtet werden sollen.
Damit ohne Papierdokumente gearbeitet werden kann, hilft eine Verfahrensdokumentation (auch Verfahrensbeschreibung genannt), die den Nachweis der ordnungsgemäßen Archivierung liefert. Diese Verfahrensdokumentation wird laut Fachkreisen im Zuge der Außenprüfung immer öfters vom Prüfer gefordert.
Die Dokumentation sollte in diesem Fall natürlich auf einem aktuellen Stand sein. Allerdings wird bei Updates oder Prozessänderungen diese Verfahrensdokumentation häufig nicht aktualisiert. Um den Zweck einer Verfahrensdokumentation besser darlegen zu können, hilft es sich die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung zu betrachten:
Natürlich muss das Verfahren sicher, nachvollziehbar und transparent sein, aber nicht zuletzt auch deswegen, weil lt. Fachkreisen die Finanzämter bei Außenprüfungen regelmäßiger als in der Vergangenheit sich nach einer – aktuellen – Verfahrensbeschreibung zu Archivierungsverfahren erkundigen.
Wissenswertes zur Verfahrensdokumentation
Deswegen stellen sich regelmäßig folgende Fragen:
1. Was ist das Ziel und der Zweck einer Verfahrensdokumentation?
2. Wozu benötigt man eine Verfahrensdokumentation?
3. Was ist der Inhalt dieser Verfahrensdokumentation?
4. Wie geht man zur Erstellung der Dokumentation vor?
Ziel und Zweck einer Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensbeschreibung dokumentiert von der Dokumentenerfassung (= Informationsentstehung) inklusive der Verschlagwortung, Speicherung, der Recherchemöglichkeiten sowie der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung bis zur Darstellung am Bildschirm und Reproduktion auf Papier alle organisatorischen und technischen Verfahren und Rahmenbedingungen.
Gründe für Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation
Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich aus dem HGB, in dem Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind. Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme.
Ganz genau ist die Verfahrensbeschreibung in den GoBD genannt. In Randziffer 34 wird festgehalten:
Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1), die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.
Der genannte GoBD-Abschnitt 10.1 enthält mit den Randziffern 151 bis 155 einige weitere Ausführungen. Eine Gliederung oder inhaltliche Mindestanforderung läßt sich hier aber nicht direkt ablesen.
Wesentlich konkreter ist dies vom Institut der Wirtschaftsprüfer in der den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAlT 3) beschrieben. Die gesamte – im Übrigen sehr verständlich verfasste – Beschreibung ist nahezu vollständig als Gliederungsvorlage für eine Verfahrensbeschreibung verwendbar.
Inhalt der Verfahrensdokumentation
Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind in der GoBD nicht im Detail vorgeschrieben. Grundsätzlich lässt sich zu einer Verfahrensbeschreibung jedoch folgendes festhalten:
Die Verfahrensdokumentation dient im Wesentlichen dazu, den Nachweis der Erfüllung der allgemein rechtlich definierten Anforderungen (z. B. BMF-Schreiben v. 01.02.1984 oder von 1991 zu erbringen).
- Verantwortlich für die Verfahrensbeschreibung ist der Betreiber der Lösung.
- Eine Abnahme bzw. gutachterliche Stellungnahme durch einen Wirtschaftsprüfer ist nicht Pflicht, erleichtert aber den Nachweis, dass alles „ordnungsgemäß“ aufbewahrt und reproduziert wird.
- Ein Zertifikat für die verfälschungssichere Ablage gibt es für ein Produkt in der Art, dass es für den Kunden ohne weiteres verwendbar wäre, nicht. Allerdings lassen einige DMS-Anbieter, ihre Lösung durch einen Wirtschaftsprüfer begutachten, so dass eine grundsätzliche Systemordnungsmäßigkeit festgestellt werden kann. Diese Feststellung gilt aber immer nur für eine bestimmte Version, stellt dann aber die erste Stufe zur Verfahrensbeschreibung beim Anwender dar.
Denn hier wird die Verbindung der organisatorischen Prozesse mit dem DMS als 2. Stufe die konkrete Anwendung dokumentiert. Dies ist dann Gegenstand der Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer beim Anwender.
Tipps zur Vorgehensweise bei der Verfahrensdokumentation
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wird häufig als überflüssige Arbeit angesehen. Der Begriff „überflüssig“ ist in Anbetracht der oben genannten Prüfungstendenz fraglich. Aber auch die Betrachtung als „Arbeit“ ist nicht ganz so schlimm, wenn man von Beginn des Projektes an festlegt, eine Verfahrensbeschreibung zu erstellen. Denn folgende Erleichterungen gibt es dann:
- Ein ordentliches Fachkonzept kann im Allgemeinen für die zwei obigen Kapitel Allgemeine Beschreibung und Zielsetzung sowie die sachlogische Systemlösung verwendet werden.
- Das technische Konzept liefert i. d. R. Input für die technische Systemlösung.
- Die Testfalldokumentation erbringt den Nachweis für eine gewissenhafte Prüfung und Tests der Lösung.
Bei Unterstützung durch einen erfahrenen Berater kann er bei entsprechender Gestaltung die Ergebnisse der fachlichen und technischen Konzepte in der Verfahrensdokumentation verwenden.
Der Aufwand für die Verfahrensdokumentation kann also begrenzt werden, wenn die Vorarbeiten ordentlich durchgeführt werden.
Ein nicht unerheblicher Dokumentationsaufwand ist indes erfahrungsgemäß beim technischen Betrieb zu verzeichnen. Dies liegt hingegen nicht an der Einführung einer ECM- oder Invoicing-Lösung, sondern an den gängigen Gegebenheiten beim DV-Betrieb. Zwar sind die dv-technischen Regelungen häufig vorhanden, diese sind aber nicht immer schriftlich oder nicht in aktuellem Zustand. Bei manchen Anwendern ist die Verfahrensdokumentation auch eine gute Gelegenheit diese grundsätzlichen Tätigkeiten zu aktualisieren bzw. zu erstellen.
Nach der Erstellung der Verfahrensbeschreibung wird der Anwender sich mit einem Wirtschaftsprüfer in Verbindung setzen, um dann eine gutachterliche Stellungnahme durchzuführen, die feststellt, dass das DMS fachlich und technisch ordnungsgemäß betrieben wird.